تطوير برامج حفظ وصيانة المكتبات

إن‏ إقامة ومواصلة تطوير برنامج لحفظ المكتبات عبارة عن تحد كبير. والمال والعاملون والمساحة هم أكثر ثلاثة احتياجات واضحة وملحة، وهي بضاعة يبدو أن بها نقصًا متزايدا حتى بالنسبة لأقسام المكتبة الأكثر تقليدية ورسوخا. وكمستجدين إلى‏ حد ما على مسرح العمل فى المكتبات, فكثيرا ما تناضل أقسام الحفظ أكثر من الأقسام الأخرى الأكثر رسوخا من أجل الموارد كما تدافع عن استراتيجيات لا يفهمها زملاءها بسهولة.

وفي العديد من الحالات، يتم إنشاء أقسام الحفظ للاستفادة من توفر تمويل المنح. وتفرض هذه الحالة الشرطية مستوى من التوتر لا يستوعبه برنامج جديد. ولذلك ولعديد من الأسباب الأخرى، فيجب على مديري الحفظ أن يقوموا بتوضيح أهداف الحفظ بشكل موضوعي، وذلك لتحديد أبعاد احتياجات الحفظ ولتطوير استراتيجيات واقعية غير مكلفة تؤكد أن الحفظ جزءًا لا يتجزأ من كافة عمليات المكتبة الأخرى.

وعند تطوير أي برنامج، فلابد من مراجعة الاحتياجات والموارد الموجودة وتحليلها وتجهيز خطة طويلة المدى لتحقيق هذه المهمة.


عملية التخطيط
لا يمكن تخطيط الحفظ في فراغ. ومهما كان مصدر التمويل أو أسلوب الاندماج، فيجب تقييم تأثير المكتبة على برنامج الحفظ بعناية وأخذ التغيرات العديدة التي تطرأ على المؤسسة بعين الاعتبار. وبالتالي، فمن الأهمية بمكان مراعاة أسباب إقامة برنامج للحفظ وفهم الدافع الرئيسي وراءه.

وقد ساعد الإنذار الواسع الانتشار الذي سببته الكتب المهترئة في دوائر المكتبات والأرشيف في جميع أنحاء بالعالم، في الحث على إنشاء برامج الحفظ. وبالرغم من أن بعض عمليات المسح قد قامت بدعم الحركة تجاه الحفظ، فغالبًا ما يكون من الصعب القيام بهذه الدراسات التي تستغرق وقتًا طويلاً بدون أخصائي حفظ يعمل فى هذا المجال بالفعل. وبالتالي، فإن الدراسات الموضوعية لمعظم المجموعات كانت تحدث غالبا بعد إقامة برامج الحفظ، بالرغم من وجود شك بسيط فى أن الأرقام الهائلة عن خسارة مجموعات من الوثائق بسبب سوء حالة الورق قد ساعد على جذب الانتباه إلى أحد مشاكل الحفظ التي أدت بدورها إلى إقامة برامج الحفظ.

ومن العوامل الأخرى المؤثرة في إقامة برامج الحفظ قد يكون الإحساس بأن الكنوز الثقافية الفريدة في خطر وأن مثل هذا البرنامج سيبدأ في معالجة التلف المتراكم عبر قرون طويلة. وفي مكتبات الأبحاث الأكاديمية أكثر من غيرها، يبدو أن الضغط الواضح داخل مجموعة من المكتبات مع توفر أموال المنح قد نتج عنه برامج للحفظ. ومن العوامل الأخرى في اتخاذ القرار بإقامة برنامج حفظ هو إدراك مديري المكتبات أن من الضروري إدارة العمليات القياسية للمكتبة الحالية بطريقة أكثر فاعلية وأقل تكلفة.

وتتلخص الاحتياجات الرئيسية السهلة الفهم لبرنامج الحفظ فيما يلي:

صيانة المجموعات باستخدام السيطرة البيئية، وبالتالي تقليل التلف والتدهور
استبدال المواد شديدة التلف التي لا تصلح للاستخدام العادي
حماية الكتب الجديدة والمشتريات الدورية وذلك بتصميم معايير ومواصفات تجليد تعاقدية وتطوير أنظمة إدارة فعالة لتنفيذها وإنشاء أنظمة تجليد داخلية منخفضة التكلفة للمواد الجديدة التي تناسب هذا الاتجاه
الاستجابة السريعة والفعالة لتلف المواد كنتيجة لاستخدام القارئ وذلك بإقامة أنظمة للترميم
حفظ واستعادة بعض المواد بالشكل الأصلي
وفى عام 1980، قام مكتب إدارة الخدمات التابع لمكتبات الأبحاث بالجمعية الأمريكية لبحوث المكتبات ببدء برنامج تخطيط الحفظ (PPP ) وهو أداة تخطيط قيمة للمكتبات لاستخدامها في تقييم احتياجات الحفظ الخاصة بها. وأسلوب برنامج تخطيط الحفظ الذي يؤكد على المشاركة الواسعة للعاملين ويستخدم تحليل فائدة التكاليف هو أكثر الطرق المنطقية والمنهجية لبيان إمكانية التحكم في المشاكل التي تظهر من خلال دراسات موضوعية للمجموعات والعمليات القياسية، على الرغم من أن أسلوب قوة العمل الإجمالية قد يحتاج إلى تعديل ليتوافق مع ظروف المكتبات الفردية.


تطوير خطة إدارة الحفظ
عند إقامة عملية تخطيط، فمن الضرورة وجود دعم إداري لرفع الروح المعنوية على شكل ميزانيات ومساحة وموظفين ودعم شخصيات هامة ودعم المستخدم. وتتلخص أهم عناصر تخطيط برنامج الحفظ كالتالي:


تحديد الاحتياجات (ما هو المطلوب)
التجهيزات والمساحة
الميزانيات
العاملين
دليل الدعم
تحديد الاحتياجات (ما هو المطلوب)
المجموعات
التجهيزات
الممارسات والسياسات
الميزانيات
التجهيزات
تحديد الأولويات
خطة طويلة المدى
الشروع فى العمل
تطوير الخطط
الأهداف والغايات
الاستراتيجيات
بيان الأولويات
أنشطة للوصول إلى الغايات
الموارد اللازمة للأنشطة
تحديد المسئولية
جدول الأهداف والغايات والأنشطة
آليات التقييم
مراجعة تقدم خطة طويلة المدى
مراجعة الجداول الزمنية
عند وضع أخصائي الحفظ في موضعه الصحيح، فينبغي أن تكون الخطة طويلة المدى، ويفضل أن تكون خطة خمسية. وأكثر الطرق جدوى في التعامل مع هذه العملية، هي البدء بتوضيح ما يجب أن يكون عليه برنامج الحفظ في نهاية مدة الخمس سنوات. وينبغي أن يتبع ذلك تصميم كل خطوة "شروع فى عمل"، ووصف ما يجب تحقيقه كل عام للوصول إلى النتيجة النهائية. ومن الواضح أن مجموعة من الأولويات الملحة وأكثر أوجه البرنامج التي يمكن تحقيقها بسهولة، يمكنها تحديد الترتيب الذي سيتم به تحقيق الأهداف. ويمكن لاستراتيجية واحدة أن تقوم بتحليل العمليات الموجودة ومصروفاتها. وغالبا ما يتمكن ذلك من تحديد مدخرات التكلفة التي يمكن استخدامها في تطوير آخر، كما يشير أيضا إلى إعادة توظيف الموظفين.

وينبغي أن يقوم أخصائي الحفظ بتحديد قوة عمل واحدة على الأقل مكونة من موظفين رئيسين بأماكن أخرى بالمكتبة للمساعدة في تطوير الخطة الخمسية. وسيقوم ذلك بتضمين مهنيين من ذوي الخبرة في العملية والمساعدة على ضمان أن الخطة الكاملة تتمتع بدعمهم. وينبغي أن تعتبر قوة (قوى) العمل العناصر الأساسية فى برنامج الحفظ كمكونات ضرورية للخطة.

تقييم الاحتياجات
مراجعة المواد الواردة
المراجعة المستمرة للمجموعات/التجهيزات
تدريب الإدراك عند الموظف والمستخدم
رعاية واستقرار المجموعات
السيطرة والرقابة البيئية
إجراءات الأمن والطوارئ
ممارسات الحفظ
مراقبة المعرض
معالجة الصيانة
استقرار المكتسبات الجديدة
إصلاح المواد التي أتلفها الاستخدام
مواد معالجة التجليد التجاري
معالجة المواد النادرة وشبه نادرة
إعادة التشكيل
إعادة تشكيل المشروع للمجموعات
إعادة تشكيل العناصر الهالكة تحت تأثير المستخدم.
إعادة التشكيل لأغراض بديلة
إعادة التشكيل للوصول
الفرص والمسئوليات التعاونية
المبادرات الإدارية
تخطيط الكارثة والاستعادة
تخطيط التجهيزات
تقييم الاحتياجات: عمليات مسح حالة العينة
ينبغي قياس الاحتياجات بطريقة تساعد على تحديد مقدار الصعوبة، بحيث يتم توزيع الموارد بشكل صحيح.

وكمثال على ذلك، عمل مسح لعينة عشوائية من دوريات مجلدة لتحديد أنماط الاستخدام، والتي ستوفر بدورها المعلومات المطلوبة لتصميم التجليد المناسب أو لاقتراح عدم تجليد عناوين معينة على الإطلاق. ومع ذلك، يجب أن تؤكد الطريقة التي تم بها جمع البيانات على اختيار العينة بشكل عشوائي وأن عدد العناصر التي تم فحصها يعبر عن المجموعة ككل. وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون الأسئلة التي تم الإجابة عليها هي الأسئلة الصحيحة. وفي مسح من هذا النوع, فمن الممكن أن تكون البيانات المطلوبة غاية في البساطة: عدد مرات التداول والدليل على الاستخدام والدليل على تآكل أو تأثر التجليد. ويؤدي حتمًا التحليل المبكر لتكاليف وإجراءات التجليد التجاري للمكتبة إلى إقامة عمليات حفظ رئيسية لا تقوم فقط بإنتاج مدخرات تكلفة كبيرة لتحسين البرنامج ولكن أيضًا, وإن كان بشكل غير مقصود فى الغالب, للمساعدة في بناء البنية التحتية اللازمة التي سيتطور منها البرنامج.

و قد يثير حجم العينة الذي تم مسحه بعض القلق لدى أمناء المكتبات، وخاصة عندما يقوم الإحصائيين بإخبارنا بأن علاقة حجم العينة بحجم السكان (المجموعة) غير واضحة. وقد وضع كارل دو، الكاتب الشهير لدى أمناء المكتبات، المبادئ التي يعتمد عليها حجم العينة وذلك بوصف نظام يتضمن "مستوى الثقة" و"نسبة السماح". ومستوى الثقة هو قياس لمدى تأكد القائم بالمسح من أن النتيجة فى حدود نسبة السماح, ونسبة السماح هو قياس وتعبير عن مدى دقة النتيجة. وينصح دروت بأن يكون الرقم الأساسي هو 400 عنصر لمعظم عمليات مسح المجموعة.

ولمنهج اختيار العينة أهمية كبرى في تصميم و صلاحية عمليات مسح العينة. وفي النماذج العشوائية، يجب أن يتمتع كل عنصر في المجموعة بفرصة متساوية لكي يتم تضمينه في المسح. وذلك لضمان أن العينة العشوائية تمثل التعداد الكامل. وهناك عدة طرق لضمان العشوائية، وأكثر طرق موضوعية تكون من خلال جداول الأرقام العشوائية. وعلى الرغم من استخدام العديد من عمليات مسح حفظ المكتبات لجداول الأرقام العشوائية، فإن العينات عادة ما تكون مشروطة بـ "التدرج"، وهو رقم متناسب من العناصر من كل طبقة (المساحة والمجموعة والمكتبة الفرعية، الخ ) تم مسحه لتوليد نتائج أكثر ترابطا وخصوصية. وبأخذ تعقيدات مجموعات مكتبات البحث وتعدد أنساق وأنماط الاستخدام فى الاعتبار، فلابد من التدرج الحذر حتى تكون النتائج مفيدة.

ومن الطرق الشائعة الأخرى لاختيار العينة أخذ العينات بطريقة منهجية وجزئية. ومن المفترض أن يتضمن أخذ العينات بطريقة منهجية سحب عدد أساسي من العناصر في فاصل زمني محدد من قائمة. فعلى سبيل المثال، في عينة من 400 يتم سحبها من ملف بطاقات قائمة رف من 100000، ويمكن سحب البطاقة رقم 250 التي تبدأ عند نقطة عشوائية في الملف. وقد يقوم أسلوب آخر أقل تعقيدًا بأخذ القياس الطولي للبطاقات في قائمة الرف وقسمته على رقم العينة. وبالتالي، فقد ينتج عن قائمة بطاقات طولها 30 مترًا بطاقة عينة كل 7,5 سم. وتستخدم نفس الإجراءات الأساسية عند أخذ العينات بطريقة جزئية، فيما عدا اختيار بطاقة العينة عشوائيًا فى حدود الفاصل الزمني الموجود فى كل مجموعة طولها 7,5 سم. وتتوقف صلاحية أخذ العينات بطريقة منهجية وجزئية على الترتيب الغير متحيز لقائمة الرف. ومن المفترض بشكل عام أن يتم ترتيب قوائم رف المكتبة التقليدي بطريقة غير متحيزة.

وتتوقف أنواع وعدد الأسئلة التي يجيب عليها مسح العينة على مدى البيانات التي تم جمعها وعلى غرض المسح. وإذا تضمن المسح نموذجا لصنع القرار أو للأولوية، فينبغي محاولة دمج عوامل الخطورة التي تعرض العنصر الذي تم مسحه للخطر (مثل نقص الحماية من الحريق والتحكم البيئي غير الكافي وعدم وجود خطة للكوارث) مع قابلية التعرض للمخاطر(مثل كثرة الاستخدام والافتقار للأمن والقيمة المرتفعة) والحالة.

ويتم تصميم أعمال مسح الحالة لمعرفة الحالة المادية للمجموعة بأسلوب أكثر تحديدًا، وغالبًا ما يتم دمج الملاحظات الخاصة بالتلف والتدهور مع حدوث الاستخدام ونوعه. وكلما ارتفع عدد فئات الحالة، كلما زاد الوقت الذي سيستغرقه المسح، ويلزم حدوث توازن بين قيمة البيانات وتكلفة المسح. وأثناء التخطيط ، فقد تساعد نتائج المسح في تحديد الأولويات، ويمكن أيضًا استخدامها كوسيلة مقنعة لحشد الدعم للبرنامج.


تقييم الاحتياجات: أعمال مسح الإجراءات
مسح الإجراءات هو شكل مختلف لمسح الحالة. فما هي الإجراءات المطلوبة لاستبدال أو حفظ أو معالجة العناصر التي تم فحصها؟ فعلى سبيل المثال، سيقوم مسح الإجراءات بتعريف العنصر كعضو في إعادة التشكيل، بدلاً من الإفادة بوجود عنصر به أوراق هشة. وقد قام قسم الحفظ وصيانة المجموعات بجامعة كورنيل بتطوير نظام لمسح الإجراءات يقوم على نموذج تم استخدامه بنجاح على مدار عدة السنوات. وهو متاح للتنزيل.


ويتم عادة تنفيذ هذا النوع من مسح الإجراءات على الرف باستخدام كمبيوتر محمول. وبالرغم من إمكانية استخدام النظام فى عمليات مسح العينة، فهو أكثر قيمة فى عمليات المسح الشاملة التي يتم فيها فحص كل عنصر في منطقة محددة ، ويتم إدخال العناصر التي بحاجة إلى نوع ما من إجراءات الحفظ في قاعدة البيانات مع رقم الاتصال وتاريخ النشر والحجم. وتوفر البيانات معلومات دقيقة عن التكلفة ويمكن ترتيب العناصر حسب نوع الإجراء. ويتم استنباط التكاليف من تقديرات الوقت لكل فئة إجراءات تم تحويلها إلى مرتب ومعدات وتكاليف توريد.


التوثيق والتمويل
كثيرا ما تقوم عمليات المسح، وخاصة النوع الذي تستخدمه جامعة كورنيل، بتوفير الأساس المنطقي‏ وراء عرض من وكالة تمويل. وبالتالي، فإن البيانات المجمعة والتي تمت معالجتها يجب أن تكون دقيقة وقادرة على التصدي والإجابة على مجموعة كبيرة من الأسئلة. وتتشابه عروض إنتاج الحفظ لوكالات التمويل مع عطاء العقد التجاري. فإذا كانت استراتيجية الحفظ الموصى بها غير ملائمة وكانت تكاليف الوحدة مرتفعة بشكل غير معقول، فلن يتم تمويل عطاء المكتبة. ومن ناحية أخرى، إذا كانت خطة العمل طموحة بشكل كبير وتكاليف الوحدة منخفضة للغاية، فقد يتم تمويل المشروع ولكن ستعجز المكتبة عن استكمال المشروع دون تهديد العمليات الأخرى.

وبالتالي، فعادة ما تقوم عروض المنح ، المشتقة من أعمال المسح وجهود التكلفة، بتوفير وصف للمجموعات والقيم وأنماط الاستخدام والحالة أكثر دقة مما هو متاح من خلال التخطيط الروتيني. وتوفر خطة العمل لعرض منحة مخططا للعمل وتقوم أيضًا بتحديد التكاليف ودرجة الجهد وجدول الإنتاج والناتج المتوقع. وتقوم أيضا بعمل بروتوكولات لعمل التقارير تتطلب تقييم مستمرا للمشروع ولأداء الموظفين.

وتستفيد الآن معظم أقسام الحفظ بالمكتبات من قوة ومرونة أجهزة الكمبيوتر لتتبع درجة تقدمها في تحقيق التزامات منحة ما من خلال أنظمة الملفات والجداول الحسابية. وبسبب المتطلبات الصارمة للتحكم في الميزانية، فيجب تتبع كل وجه من أوجه مشاركة المكتبة فى التكلفة بنفس الطريقة لتوفير سجل ثابت بمكن مراجعته.

وحيث أن أموال المنحة قد أصبحت متاحة أكثر للأسلوب الشامل فى حل مشاكل الحفظ، فسوف يستجيب مديرو الحفظ لذلك بتصميم نماذج معقدة لوصف عدد أكبر من المشاكل ضمن مجموعات محددة بالإضافة مع وضع استراتيجيات ذات مدى أوسع فى حل المشاكل. وسيقوم أسلوب "المجموعة الكاملة" الذي يدمج كل أنواع مواد البحث (الكتب والمخطوطات والصور الفوتوغرافية وأعمال الجرافيك وما إلى ذلك) وجميع استراتيجيات الحفظ المناسبة، بتشجيع المديرين على تطبيق المبادئ الصارمة لإدارة مشروع المنحة على عمليات الحفظ القياسية.


التخطيط المتكامل
أغلب الظن أن تقوم الخطب الكلامية عن أخلاقيات الحفظ لن تؤثر على المديرين الذين يعملون بالمؤسسات والحكومة، ولكن يمكن اكتساب دعمهم بعروض موضوعية قابلة للقياس عن الحاجة لإدارة حفظ سليمة وفاعلية التكلفة الكلية لها. وينبغي أن يؤكد مستند التصميم على الروابط بين الوصول الببليوغرافي المحسن الذي يوفره عدد متزايد من السجلات التي تقوم الآلات بقراءتها والحاجة إلى تحقيق ما تبشر به هذه السجلات عن طريق الوصول المادي. وينبغي أيضًا أن يقوم المستند بالتأكيد على دور الذي يلعبه حفظ المنحة الممولة في بناء قواعد بيانات ببليوغرافية.

وقد أخذ أخصائيو الحفظ في إدراك أنه مع النمو المستمر لمجموعات البحث ، فلا يمكن ولا حتى ينصح بحفظ أي شئ. وينبغي أن تقوم معلومات إدارة الحفظ القائمة على تحليل دقيق للمجموعات وعمليات الحفظ والتي تم دمجها مع معلومات إدارة المجموعة عن قيمة وفائدة المجموعة، بدفع آليات اختيار الحفظ والتخطيط طويل المدى بالتوسع. وبالنسبة لكثير من أخصائيي الحفظ، يكون النضال من أجل الاعتراف بهم داخل مكتباتهم والحاجة إلى تأمين تمويل خارجي، قد وضع الحفظ في مقدمة الأسئلة الهامة عن مستقبل المكتبة.


الاتصال
ينبغي أن يقوم أخصائيو الحفظ بالتأكيد على أن الحفظ هو أهم عناصر التكلفة فى العمل لأنه يحمي الأصول المؤسسية. وبينما يلعب تمويل المنح دورًا هامًا ، تكون المؤسسات نفسها بحاجة إلى دعم الحفظ.

وحتى بداخل المكتبات نفسها، فغالبًا ما يكون هنالك تفهمًا محدودا للحاجة إلى الحفظ وقيمة الاستراتيجية التي يمكن أن يقوم بها برنامج حفظ مترابط. وعلى الرغم من اعتزاز المؤسسات والأمم بالمقتنيات الثقافية الفريدة، فغالبا ما يتم تأمين حفظ هذه المقتنيات من خلال الاعتماد على كرم الغرباء. ويجب يكون مديرو المكتبات على دراية بقيمة الحفظ وأن يقوموا بإقناع مديري المؤسسات والمسئولين الحكوميين بأن الإجراء الوقائي لحماية المجموعات أقل تكلفة من محاولة استعادة مواد البحث التالفة.

وتتمتع التكنولوجيا الحديثة بقدرة على تحسين الوصول إلى مواد البحث وتوفير المواد المتاحة للصيانة في الوقت المناسب. ورغم ازدياد كمية المعلومات الرقمية يوميا، وتسهيل النسخ الرقمي لمواد مكتبات البحث لمهمة الدارس، فإن جزءا صغيرا جدًا من مجموعات البحث يمكن تحويلها إلى نسق رقمي. وهذا جزئيا هو نتيجة لحجم المجموعات المتراكمة، ولكنه أيضًا بسبب أن معظم المعلومات الإليكترونية يتم إنتاجها تجاريا وكثيرا مما يعتز به الدارسون لا يكون له قيمة تجارية كبيرة.

ولذلك, فمن الضروري أن يقوم أخصائيو الحفظ، من خلال التخطيط الحذر بنشر أهمية مهمتهم فى المكتبة والمؤسسة والإقليم والوطن